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(액션러닝 퍼실리테이션) 효율적인 미팅 준비를 위한 5P

2021-03-31 ㅣ 운영자

7명이 참여하는 두시간짜리 미팅을 준비한다고 가정해 보겠습니다. 이 미팅은 과연 두시간짜리일까요? 


미팅을 준비하는 사람은 참석하는 사람 7명의 2시간 총 14시간의 시간을 쓰고 있습니다. 미팅 참석자가 미팅 참석을 위해서 포기해야 했던 일들, 즉 기회비용까지 포함한다면 더 많은 자원을 활용하고 있습니다. 미팅 참석인원 숫자가 늘어나면 그 자원의 양은 더 늘어납니다. 미팅의 가치는 그만큼 중요합니다. 

우리는 그 미팅 준비를 위해서 어떤 노력을 기울이고 있을까요? 

혹시 미팅 장소만 예약하고, 미팅 자료만 준비한다면 미팅이 문제 없이 진행될 것이라고 생각하고 있지는 않은가요? 물론 그렇게 준비해도 미팅은 진행이 됩니다. 정확하게 말하면 미팅 시간은 흘러 갑니다. 그런데 과연 우리가 목표로 했던 미팅 결과는 제대로 도출할 수 있을까요? 

미팅 참석자에게 최고의 경험을 선물할 책임이 미팅 준비자에게 있습니다. 

미팅 참석자가 참여하는 시간이 아깝지 않다고 느낄 수 있는 미팅 디자인이 필요합니다.

그런 미팅을 만들기 위해서 어떤 준비를 하면 될까요? 효율적인 미팅 준비를 위해서 미팅을 준비하는 사람이 생각해야 할 여러가지 요소들을 의식의 흐름을 따라가면서 살펴보도록 하겠습니다.




[출처 : 한국액션러닝협회(2021) 액션런닝 퍼실리테이터(ALFT) 양성과정 교재]


첫째 미팅 목적(Purpose)이 무엇인지 생각해 봐야 합니다. 

이 미팅을 진행하는 이유가 무엇인지 답할 수 있어야 합니다. 각 부서에서 알아야 할 정책의 방향을 설명하는 미팅인지, 새로운 홍보 아이디어를 도출하기 위한 미팅인지, 고질적으로 발생하는 어떤 문제에 대한 해결안을 모색하기 위한 미팅인지 명확히 해야 합니다. 미팅을 왜 해야 하는지 명확하지 않다면 미팅을 소집해서는 안됩니다. 다른 사람의 시간을 뺏는 것밖에 되지 않기 때문입니다. 

둘째 누구를(People) 회의에 초대해야 할지 결정합니다. 

회의 목적에 적합한 사람을 회의에 참여하도록 합니다. 미팅 준비자는 미팅 참여자의 시간을 활용하는 것이기 때문에 대상자 선정에 신중해야 합니다. 가끔 미팅에 참여한 사람이 한마디도 하지 않고 자리를 일어나는 경우를 봅니다. 회의 진행방식에도 문제가 있을 수 있겠지만 궁극적으로는 적합하지 않은 대상이 미팅에 참여했기 때문일 확률이 큽니다. 책임을 나눠지기 위해서 의도적으로 특정인 혹은 부서를 미팅 장소에 부르는 경우도 관찰됩니다. ‘당신도 의사결정 자리에 있었잖아’ 하는 것 때문에 부르는 것입니다. 과연 이런 상황이 합리적인 것인지 고민해볼 지점입니다. 

참석 대상자가 결정되면 참석대상자의 특성을 파악합니다. 미팅 진행 과정에서 고려해야 할 부분이 없는지 살펴봅니다. 

셋째 회의 종료 후 도출되어야 할 결과물(Product)을 구체적으로 정의합니다. 

어떤 결과물이 도출되었을 때 회의 목적을 달성했다고 볼 수 있는지 확인하는 단계입니다. 정책방향에 대한 설명을 목적으로 한 미팅이었다면 미팅 참가자가 해당 정책 내용을 본인의 입으로 설명할 수 있다면 미팅이 제대로 끝난 것이고, 교육 프로그램의 네이밍에 대한 아이디어 취득이 목적인 미팅이었다면 네이밍 아이디어를 다섯가지 도출하는 것이 회의 결과물일 수 있습니다. 코로나 19 이후 연수원 교육 방향에 대한 문제해결 킥오프 미팅이었다면 팀이 이 문제를 해결하기 위해서 어떤 일부터 시작해야 하는지 역할분담하는 것이 회의 결과물일 수 있습니다. 

미팅 준비자는 미팅 결과물을 명확하게 정의하고 있어야 합니다. 그래야만 미팅이 옆길로 새지 않습니다. 

넷째 미팅 결과물을 도출하기까지의 회의 프로세스(Process)를 디자인합니다. 

처음 회의 시작을 어떤 방식으로 할 것인지? 어떤 순서로 논의를 전개시킬 것인지 구체화하는 단계입니다. 참석 대상자와 함께 어떤 프로세스를 밟아갈 때 미팅 결과물에 도달할 수 있을지 설계하는 단계입니다. 이 단계를 구상하는 결과로 도출되는 것이 아젠다 (회의시간표)입니다. 미팅 아젠다를 구상하는 과정 자체가 미팅 시뮬레이션 과정입니다. 미팅 준비자는 아젠다를 정리해 가는 과정에서 이미 미팅의 전체 프로세스가 어떻게 구성되고 진행되어 갈지 확인하게 됩니다. 머리 속으로 이미 미팅을 여러번 진행하게 되는 겁니다. 이 때 미팅 진행 과정에서 예상되는 문제점을 파악해서 미리 준비할 수도 있습니다. 

다섯째 미팅 프로세스를 뒷받침할 수 있는 회의 장소, 자리배치, 필요한 준비물(Place)을 확인합니다. 

효율적인 미팅이 되도록 하기 위해서 무엇을 준비해야 할지 확인하는 단계입니다. 조직의 여건상 회의 장소를 먼저 결정하고 장소 상황에 맞춰서 미팅을 준비하는 경우도 있지만, 가장 이상적인 미팅 준비는 최적의 미팅 프로세스를 설계한 후 그 미팅 프로세스를 돕는 최적의 장소와 준비물을 확인하는 겁니다.




OOO 목적으로 OOO과 함께 미팅을 진행할 것인데 미팅이 종료되었을때 OOO이 도출되면 미팅이 성공적으로 이루어졌다고 판단할 수 있을 것 같다. OOO과 함께 OOO의 미팅 결과물을 만들어 가기 위해서는 OOO의 논의 절차로 미팅을 진행하는 것이 좋으며, 이를 위한 회의 장소 세팅은 OOO으로 하면 되고, 필요한 회의 준비물은 OOO이다.


준비해야 하는 미팅을 떠올려 보고 비어 있는 항목에 내용을 채워 보세요. 미팅을 준비할 때마다 이러한 절차를 반복하게 되면 효율적인 미팅을 디자인하기 위한 관점을 명확히 할 수 있습니다.

 

 

원문: Action Learning Insight 블로그-효율적인 미팅 준비를 위한 5P